COMO ESCREVER UMA CARTA COMERCIAL

Sorridente empresária criativa trabalhando em um laptop

Escrever uma carta comercial não é complicado. Esse tipo de comunicação tem um propósito: comunicar rapidamente suas informações para o leitor. Cópia precisa, suave e fluida é lida e compreendida. Qualquer outra coisa pode confundir, entediar ou desviar os pontos que você deseja apresentar. Siga um apropriadoformato de carta comerciale fique atento ao preparar esse tipo de correspondência.

Começando

Dê o seu melhor em negócios imprimindo a carta em papel timbrado de alta qualidade da empresa. Antes de começar, inclua a data no topo, alinhada à margem esquerda e, em seguida, deixe uma ou duas linhas e digite o endereço interno alinhado com a margem esquerda, da seguinte maneira:

Sujeito

Deixe duas linhas sob o endereço interno e digite 'Re': (ou 'Assunto:'). (Nota: 'Re:' significa 'a respeito'.) Inclua uma declaração concisa do assunto da carta. Por exemplo:

Re: Sua apresentação na semana passada

Saudação

Deixe duas linhas entre o assunto e a saudação. Nunca presuma que uma saudação tagarela do tipo 'Oi, Bob' é aceitável, especialmente se você estiver escrevendo para alguém que não conhece. Use as formas adequadas de endereço ao escrever uma carta comercial (Sr. Wilson, Sra. White). A exceção à regra é quando você não tem certeza do sexo do destinatário. Quando possível, uma ligação rápida para o escritório pode ajudar. Mas se isso não for possível, elimine referências de gênero. Se você não sabe, não adivinhe. Se você não tiver certeza sobre o sexo, use o nome completo da pessoa como saudação, como 'Caro Bobby Smith'.

Corpo

Ao escrever o corpo da carta, use frases simples e diretas que comuniquem suas ideias com clareza. Um exemplo disso é o seguinte

Caro Sr. Hatchet:

Verifiquei nosso produto conector WhamJet como uma solução para seu problema de eficiência de conectividade online que discutimos na reunião do Business Boxers Club em 3 de julho. Incluem-se as especificações e informações do produto para revisão, conforme solicitado.

Seja específico

Inclua detalhes específicos para que o leitor possa entender claramente o que você está comunicando. Aqui está um exemplo:

Você mencionou que precisa tomar uma decisão sobre os problemas de conectividade online até o final do mês. Podemos nos encontrar para almoçar na próxima quarta-feira, dia 21, às 13h? Podemos conversar mais sobre os aplicativos WhamJet e posso responder a todas as suas perguntas. Ligo logo na segunda-feira para confirmar.

Seja direto e sincero

Nada é mais desagradável do que ler uma carta comercial cheia de cortesia falsa ou uma mudança na culpa:

Sinceramente, lamento qualquer inconveniente que a perda de sua reserva possa ter causado para sua reunião de 50 anos.
Esperamos que uma sobretaxa de 12% em seu último pedido não o desanime por escolher produtos de nossa empresa no futuro.
Devido a circunstâncias além do nosso controle ...

Em vez disso, torne-o pessoal:

Não consigo nem imaginar a angústia que você deve ter sentido quando soube que perdemos sua reserva para sua reunião de 50 anos.
Eu sei que uma sobretaxa de 12% parece alta. Deixe-me explicar por que isso ocorreu. Depois, se achar que precisa cancelar seu pedido, eu entenderei.
Sinto muito, mas seu pedido pode atrasar 90 dias. O furacão Dennis destruiu a doca de carregamento de nosso depósito na Flórida, e estamos trabalhando o mais rápido possível para consertá-lo e verificar se há danos ao conteúdo do depósito. Eu peço que você seja paciente.

Evite cartas-modelo

As cartas padrão são, na melhor das hipóteses, insinceras. Em vez disso, ao escrever uma carta comercial, faça o leitor sentir que está sendo contatado por um ser humano e não apenas palavras bombeadas de um computador.

Defina o tom apropriado

Frio e distante parece ser a resposta empresarial preferida. Não emule. Tente imaginar que você está falando com uma pessoa cara a cara. Você começaria sua conversa com a mesma abertura? Coloque-se no lugar do seu leitor. Se você deve ouvir 'Não', como gostaria que lhe dissessem? Reserve um tempo para explicar o porquê, mas não de uma maneira que seja muito formal ou casual. Ambas as abordagens são insultantes.

Guarde seus pensamentos e, não importa o quão estúpida você pense que uma pessoa é, não seja condescendente ou de qualquer forma comunique sua superioridade. Tenha cuidado para que sua opinião não vaze para a carta. Mantenha sua raiva sob controle também. Se você atirar com o quadril, o resultado pode ser desastroso. Ao escrever uma carta para abordar um assunto que o irrita, deixe-a de lado antes de enviá-la. Melhor ainda, durma sobre isso. A raiva se dissipa com o tempo. Uma carta comercial cheia de injúrias, não.

Concluindo a Carta

Parafeche a carta, escreva um breve resumo, recapitulando quaisquer itens de ação e dizendo ao destinatário o que esperar em seguida. Use um encerramento formal como 'Atenciosamente' e deixe algumas linhas para sua assinatura antes de digitar seu nome, cargo e empresa. Por exemplo:

Sinceramente,

Jeff Smith, presidente
Conectores WhamJet

Escreva suas cartas usando este formato: Saudações, reconhecimento do problema, necessidade ou solicitação, uma chamada à ação sobre o que você fará ou precisa que o leitor faça e assine.

Pontas

Lembre-se do seguinte ao escrever uma carta comercial:

Uma carta comercial não permite tagarelice e 'conversação' não é uma licença para ser descuidado.
Certifique-se de que suas informações, como endereço, nome da empresa, nome da pessoa e ortografia, estão corretas.
Verifique a ortografia e a gramática. Revisar e editar sua carta com cuidado para erros.

Ferramenta de comunicação empresarial eficaz

Existem muitos tipos de cartas comerciais. Pode ser útil revisar alguns exemplos específicos de cartas, comoamostras de cartas de vendas,cartas de desculpas de negócios, oucartas de recomendação. Seguindo o formato apropriado e considerando cuidadosamente o que você diz antes de escrever, você pode criar umcarta comercial profissionalque apresenta sua empresa de uma forma positiva.