AMOSTRAS DE CARTAS DE SOLICITAÇÃO DE PAGAMENTO

Você precisa escrever uma carta de solicitação de pagamento? Embora seja desagradável entrar em contato com clientes e pedir-lhes que paguem contas vencidas, é algo que as pessoas que possuem e administram empresas certamente precisam fazer de vez em quando. Para usar o modelo de carta fornecido aqui, basta clicar na imagem abaixo. O documento será aberto como um arquivo PDF que você pode editar, salvar e imprimir conforme necessário. Usa istoguia para imprimir Adobese precisar de ajuda sobre como usar este documento.

Carta de Solicitação para Pagamento do Valor do Saldo

Use este modelo se precisar escrever uma carta de solicitação de pagamento do saldo pendente.

Carta de Solicitação de Pagamento Antecipado a um Cliente

Use este modelo em uma situação em que um cliente tenha contratado você para fornecer produtos ou serviços para os quais é necessário pagamento antecipado.

Carta de Solicitação para Liberação de Pagamento

Use este modelo de carta como ponto de partida para solicitar a liberação de um pagamento que está sendo retido emGarantiapendente a conclusão de uma transação.

Dicas de redação para uma carta de solicitação de pagamento

Embora você deva ajustar as informações no modelo para corresponder à sua situação, é importante usar um tom apropriado e certificar-se de que o documento seja formatado profissionalmente.

Use um tom apropriado

Ao enviar uma carta a um cliente ou cliente solicitando pagamento, é essencial comunicar seu ponto da forma mais clara possível, mantendo um tom positivo e profissional. Não envie uma primeira ou segunda solicitação tão negativa que o cliente se sinta atacado. Se o tom for muito áspero, o cliente pode achar que não vale a pena tentar continuar um relacionamento com sua empresa. Quando isso acontecer, corre o risco de o cliente optar por não pagar a fatura, uma vez que não se preocupa em preservar a relação.

Use formatação profissional

Use papel timbrado da empresa e um formato de carta comercial padrão se estiver enviando uma carta de solicitação de pagamento por correio ou fax. Dependendo dos procedimentos de correspondência da sua empresa, também pode ser aceitável que você transmita a carta viao email. Nesse caso, é melhor incluir a carta no corpo da mensagem de e-mail em vez de como um arquivo anexo. Não é necessário criar um modelo de papel timbrado para uma mensagem de e-mail, mas você deve fechar a comunicação com a assinatura oficial do e-mail de sua empresa.

Seguindo

Se você enviar uma carta de solicitação de pagamento em uma conta vencida e não tiver uma resposta do destinatário em 30 dias, considere fazer uma chamada telefônica de acompanhamento. Tal como acontece com a carta, é apropriado manter um tom positivo. Procure falar diretamente com o responsável pelo pagamento da conta e confirme o recebimento da carta. Se você puder falar com a parte responsável, ofereça aprocessar pagamento com cartão de créditovia telefone ou online. Caso contrário, pergunte quando você pode esperar para receber o pagamento. Anote a data e faça o acompanhamento com umcarta de pagamento atrasado.

Ações adicionais para coleta

Se o pagamento não for recebido conforme combinado, você precisará escalar a conta para a próxima etapa no procedimento da sua empresa para gerenciar contas inadimplentes. Se a conta não for paga por um longo período de tempo, o tom das cartas de cobrança futuras precisará ser mais firme, eventualmente sendo encaminhadas a uma agência de cobrança, se necessário. Embora existam certamente circunstâncias em que as ações de cobrança finais precisam ser tomadas, não é aconselhável fazê-lo até que você tenha esgotado todos os meios possíveis de resolver o atraso de pagamento amigavelmente. Até que você esteja realmente pronto para enviar a conta para cobranças ou tomar medidas legais, não mencione essas ações na correspondência de solicitação de pagamento com pessoas ou empresas cujas contas estão vencidas.