Como escrever relatórios de negócios

Conforme sua empresa cresce, escrever relatórios comerciais formais é inevitável. Esses relatórios são mais do que números e fatos. Eles são a cara da sua empresa e devem ser profissionais e bem escritos para deixar a melhor impressão. Independentemente do conteúdo ou público, existe um método básico que você pode seguir para criar seu relatório.

7 etapas para escrever um relatório de negócios

Relatórios bem-sucedidos requerem planejamento para que você possa transmitir as informações com clareza. Se sua empresa possui relatórios de negócios anteriores em arquivo que considera bem-sucedidos, analise-os para ter uma ideia do que eles podem estar procurando. Independentemente de haver ou não exemplos de relatórios anteriores disponíveis, siga estas etapas ao criar um relatório de negócios.

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1. Determine o objetivo do relatório

Existem muitos tipos de relatórios de negócios. A primeira etapa é determinar por que você está escrevendo o relatório. Este relatório é para a diretoria da empresa? É umrelatório financeiro anualpara acionistas? Você está escrevendo umrelatório para avaliar um funcionário? É umrelatório de incidenterelacionado a um acidente de trabalho? Entender o motivo do relatório ajuda a selecionar as informações necessárias para o público-alvo.

2. Identificar e adaptar ao público

Seu estilo de escrita deve respeitar seu público. O nível educacional da redação deve corresponder ao daqueles que lerão o relatório. Os funcionários podem não precisar de todos os dados de que os executivos da empresa podem precisar. Uma organização externa pode não precisar de acesso a nenhuma informação considerada classificada por sua empresa. O relatório pode ir a vários públicos ao mesmo tempo; você pode ter que incorporar as preocupações de cada grupo em uma ou talvez escrever mais de uma versão para enfocar cada público.

3. Reunir e organizar pesquisas

Reúna todos os dados que serão cobertos no relatório. Isso pode incluir várias coisas:

• Relatórios de vendas
• Projeções
• Relatórios de presença
• Despesas
• Declarações financeiras
• Estatísticas de produção

Você pode precisar coletar dados adicionais, como entrevistas,análise de clienteou informações do concorrente para uma visão mais completa. Outro ponto a ser lembrado é que você precisará explicar os métodos e procedimentos usados ​​para coletar seus dados. Isso adiciona credibilidade às descobertas e permite que os leitores tenham fé em suas informações.

4. Faça a análise

Nesse ponto, você precisa pegar os dados que possui e entender tudo. Você já determinou suas razões para escrever este relatório - agora você deve pegar os dados e tentar resolvê-los. Interprete os dados, entenda o que eles significam e como podem ser úteis para os leitores. A que perguntas os dados respondem?

• Oanáliseé uma parte importante do relatório de negócios; você deve ser capaz de oferecer conclusões e recomendações usando essa análise. Por exemplo, no caso de expansão, você gostaria de avaliar os custos da expansão e quanta receita seria esperada. Você também examinaria as razões para a expansão, como aumentos na demanda e metas de longo prazo para a empresa, bem como pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças relevantes por meio de umAnálise SWOT.
• Para uma leitura mais fácil, você também pode ter que fazer tabelas, tabelas ou gráficos para seus dados e análises. Isso dá aos leitores os números ou marcadores de forma fácil; também pode ajudar se você tiver que fazer uma apresentação de slides com seu relatório.

5. Formate o relatório

Depois de fazer a pesquisa e analisar os dados, a próxima etapa é formatar o relatório. A maioria dos relatórios de negócios contém seções específicas; você pode desenvolver um contorno que inclui os dados de cada uma dessas partes.

Sumário executivo - Este é um resumo dos pontos principais do relatório, incluindo recomendações. Introdução - Isso detalha porque o relatório está sendo escrito. Resultados / Dados - Este contém a pesquisa, análise e quaisquer gráficos e tabelas. Conclusões - Esta seção contém o resumo da seção de descobertas. Recomendação s - Quais são as sugestões com base nas constatações e conclusões do relatório?

Ao criar o esboço, você deve fazer uma lista de tópicos e subtópicos importantes e, em seguida, organizar seus tópicos em uma ordem lógica. A maioria dos relatórios funciona melhor com uma organização de tópico-subtópico, mas use outro formato se for mais adequado aos seus dados.

6. Escreva

Usando seu esboço como estrutura, você pode escrever um rascunho do relatório usando as informações que você pesquisou ou analisou. O objetivo é colocar seus pensamentos e pontos-chave no papel - esta versão ainda não precisa ser gramaticalmente perfeita ou formatada corretamente. Você pode editar o artigo mais tarde.

7. Revise os pontos principais no resumo executivo

O resumo executivo pode ser redigido por último como uma versão resumida do relatório geral; muitas pessoas esperam até que o artigo seja concluído antes de escrever esta visão geral. Este resumo deve incluir:

Uma breve declaração sobre o objetivo do relatório : Um exemplo de início poderia ser: 'Nossa empresa busca expandir as operações em novos territórios. Este relatório analisa nossas capacidades atuais e o que seria necessário para avançar para outras áreas. ' Informações importantes de fundo : Um exemplo de informação de base poderia ser: 'A empresa XYZ vende produtos e serviços em uma área tri-estadual e emprega 300 pessoas. Cada estado adicional requereria $ 500.000 em capital e 75 trabalhadores adicionais. ' Principais conclusões ou dados : Usando as informações que você incluiu em seu relatório, você deve apontar as principais análises que deseja que o leitor conheça. Por exemplo: 'Para expandir para mais 2 estados, a empresa XYZ precisaria contratar mais 150 trabalhadores e construir 2 novas fábricas. Cada fábrica seria projetada para gerar $ 750.000 em receita no primeiro ano após a conclusão. ' Principais conclusões : Nesta seção, você deve resumir o que dizem as descobertas. Por exemplo, seria importante dizer: 'Colocar os itens necessários no lugar exigiria $ 1 milhão em despesas de capital e 3 meses para concluir a construção. As receitas projetadas com esta expansão são de US $ 1,5 milhão. ' As recomendações mais importantes : Inclua as recomendações. O que a empresa deve fazer com as informações que você apresentou no relatório? Um exemplo é 'A empresa XYZ deve planejar a expansão em 2 estados e alocar $ 1 milhão para a construção prevista.'

O sumário executivo deve ter informações suficientes para que um executivo ocupado possa ler essa parte do relatório e ter uma boa ideia sobre o papel em si. Em alguns casos, o resumo executivo pode ser tudo o que é lido. Idealmente, o resumo executivo deve ter uma página ou menos. Reveja istoexemplo de resumo executivopara orientação.

Problemas comuns de relatórios de negócios a serem evitados

Existem alguns problemas gerais a evitar ao escrever um relatório de negócios.

Cuidado com a linguagem: Mantenha a linguagem formal para manter a propriedade. Excesso de palavras: Ser conciso. Não use dez palavras se duas forem suficientes. Muitos jargões: Não o use se puder evitá-lo. Se você deve usar jargão, defina o termo na primeira vez que usá-lo.

Certifique-se de que seu relatório seja uniforme e de que os dados, conclusões e recomendações se complementem. O leitor deve ser capaz de acompanhar o raciocínio que mostra como você chegou aos seus pontos finais.

Completando um Relatório Eficaz

Depois de terminar seu primeiro rascunho, é hora de revisar. Todos os relatórios de negócios serão beneficiados com a revisão. Revisão o relatório o ajuda a escrever um relatório eficaz que atinja os objetivos de sua organização. Tome seu tempo e fique de olho nos detalhes, e você pode escrever relatórios de negócios eficientes e profissionais.